Gastos deducibles del autónomo: qué desgravar y qué no

Uno de los mayores quebraderos de cabeza del autónomo es saber qué gastos puede deducirse. Hacerlo bien significa pagar menos impuestos de forma totalmente legal; hacerlo mal puede acabar en una revisión de Hacienda. Vamos a aclararlo.

Los 3 requisitos para que un gasto sea deducible

Para que Hacienda acepte un gasto, en general debe cumplir tres condiciones:

• Estar vinculado a tu actividad: el gasto tiene que tener que ver con lo que ingresas, no ser personal.
• Estar justificado con factura: una factura a tu nombre y con tu NIF. El ticket de caja no vale, pero casi siempre puedes pedir que te lo hagan con tu nombre, tu NIF y el IVA aparte: así sí sirve.
• Estar registrado en tu contabilidad: anotado en tus libros de ingresos y gastos.

Si un gasto no cumple los tres, es muy probable que Hacienda lo rechace.

Un aviso antes de seguir: todo esto vale si tributas en estimación directa, que es lo normal. Si estás en módulos, tu rendimiento sale de unas tablas y los gastos reales no te restan.

Gastos que suelen ser deducibles

• Cuota de autónomos y seguros vinculados a la actividad.
• Compras y mercancías necesarias para tu trabajo.
• Suministros del local u oficina (luz, agua, internet).
• Teléfono e internet, si la línea es solo de trabajo. Si usas la misma línea para todo, Hacienda no la admite.
• Material y equipos (ordenador, herramientas, mobiliario). Lo que te dura años no se deduce de golpe: se va deduciendo poco a poco cada año. Por debajo de 300 € sí puedes deducirlo entero de una vez.
• Servicios profesionales (por ejemplo, tu asesoría).
• Formación relacionada con tu actividad.
• Publicidad y marketing. (Invitar a un cliente es otra cosa, y tiene su propio tope: el 1 % de lo que facturas.)

Los casos que más dudas generan

Aquí es donde conviene ir con cuidado:

• El coche: para la mayoría de autónomos, el vehículo y su gasolina solo se deducen en el IRPF si se demuestra que se usan exclusivamente para la actividad. Las excepciones son cinco y están cerradas por ley: furgonetas de reparto, taxis y transporte de viajeros, autoescuelas, coches de agentes y representantes comerciales, y coches de alquiler. Fuera de esa lista no hay más. En el IVA la regla es distinta: se da por hecho que el coche se usa la mitad para trabajar, y deduces el 50 %. Puedes deducir más si lo demuestras, y Hacienda puede rebajarlo si demuestra lo contrario. Es un tema delicado y muy vigilado.
• Trabajar desde casa: si trabajas en tu vivienda habitual, puedes deducir parte de los suministros (luz, agua, gas, internet). La regla es concreta: se aplica el 30 % a la proporción de metros que dedicas a la actividad. Por ejemplo, si usas el 20 % de tu casa para trabajar, deduces el 30 % de ese 20 % de la factura. Puedes deducir más si demuestras que el consumo de trabajo es mayor. Y ten esos metros declarados en el modelo 036: no es lo que te da derecho a deducir, pero es lo primero que Hacienda mira.
• Comidas: deducibles hasta 26,67 € al día en España y 48,08 € en el extranjero; si duermes fuera de tu municipio por trabajo, hasta 53,34 € y 91,35 €. Tienen que ser en bar, restaurante u hotel, pagadas con tarjeta u otro medio electrónico (nada de efectivo) y con factura a tu nombre. Y tiene que poder justificarse que son de la actividad: que sea un día laborable no basta, así que la comida de todos los días junto al despacho no entra.
• Ropa: solo si es específica de trabajo (por ejemplo, un uniforme con tu logo o EPIs), no ropa de calle.

Un 5 % sin facturas, y la elección que casi nadie hace

Si tributas en estimación directa simplificada, puedes deducir un 5 % de tu rendimiento neto en concepto de "gastos de difícil justificación", sin factura y con un tope de 2.000 € al año sumando todas tus actividades. El programa de la Renta lo calcula solo, así que no hay que pedirlo.

Lo que sí hay que decidir es esto: si facturas a un único cliente y te aplicas la reducción de 2.000 € que existe para ese caso, ya no puedes sumar el 5 %. Son incompatibles: te quedas con una de las dos. Ahí sí se pierde dinero todos los años, por no echar la cuenta de cuál sale mejor.

Un consejo que te ahorra dinero

Guarda todas las facturas desde el primer día, desde que te das de alta como autónomo, y paga lo que puedas por medios que dejen rastro (tarjeta, transferencia). Con otro profesional o empresa hay además un límite: desde 1.000 € no se puede pagar en efectivo. Cuantos más gastos justifiques correctamente, menos impuestos pagas.

¿Quieres pagar solo lo justo?

Deducir bien no es arriesgar: es pagar solo lo que toca. En JM Asesoría repasamos tus gastos uno a uno, te decimos qué entra y qué no en tu caso concreto y llevamos tu contabilidad al día para que aproveches lo que te corresponde. Escríbenos y lo miramos contigo.

Información orientativa. Que un gasto sea o no deducible depende de tu actividad, de cómo lo justifiques y de la normativa vigente; en la duda, mejor preguntar antes que deducir de más.